Guía de Ayuda para Jobisy
Índice
- Interfaz y Primer Vistazo
Al entrar en nuestra aplicación estaremos en la sección de «Panel» el cual nos mostrará un Calendario que servirá para visualizar todos los eventos que vayamos programando. Podremos deslizar las hojas del calendario con los botones azules de «<» o «>» arriba a la izquierda, a su vez, podremos cambiar la vista del calendario a Mensual, Semanal o Diario, con los botones azules arriba a la derecha. En la parte derecha del calendario tenemos un panel que reúne todos los eventos del mes.
Arriba de la página, haciendo clic en nuestro nombre, podemos seleccionar «Perfil» para editar nuestro perfil, o finalizar la sesión.
Encima del panel derecho tenemos 3 funciones:
- Filtro: Podremos filtrar por los roles o puestos de trabajo que tengamos creados.
- Rol de Filtro: Podremos seleccionar los negocios que tengamos creados, o en su defecto, si no seleccionamos ninguno, se mostrarán los datos de todos a la vez.
- Vista: Podremos cambiar la vista a Calendario, Diaria o de Usuario.
Función de Traducción: Arriba a la derecha de la página podremos traducir la aplicación haciendo clic en uno de los idiomas disponibles.
2. Creación de Nuestro Perfil
Haciendo clic en Perfil arriba a la izquierda, en la sección de Panel, podremos editar nuestro perfil.
Estaremos en la sección «Valores de Cuenta», y tendremos un primer vistazo de una pequeña columna a la izquierda con todas las funciones de edición, mientras que a su derecha, los paneles.
Se reparten a su vez en dos funciones: Detalle Personal o del Empleado.
- Básica: Aquí podremos editar aspectos básicos de nuestro perfil; nombre; apellidos; fecha de nacimiento; sexo e imagen.
- Contacto de Emergencia: Podemos definir un contacto de emergencia aquí.
- Datos de Contacto: Nuestros datos personales, tales como Dirección física, email y teléfono.
- Detalle de Empresa: Datos de nuestra entidad.
- Contraseña: Aquí podremos definir nuestra contraseña o modificar la actual.
- Configuración de la Ubicación: Podemos adjuntar la empresa que tengamos creada en la aplicación.
- Roles: Podemos adjuntarnos los roles creados
- Salario: Definición de nuestro salario.
- Planificación de Trabajo: Podemos planificar nuestra semana laboral.
- Documentos: Subida de documentos adicionales, con o sin firma.
3. Turnos
Desde aquí podemos gestionar los turnos, para empezar, podemos seleccionar la empresa, si hacemos clic en el rectángulo de búsqueda arriba a la izquierda, mientras en en el derecho podemos filtrar por rol específico.
En el centro, tenemos un calendario el cual nos muestra a la izquierda el nombre del empleado, y los días de la semana junto a la fecha exacta de la semana actual para una mejor visualización. Para añadir un turno, simplemente hacemos clic en el «+». Ajustamos las horas, el «Break» o descanso, el Rol, y podemos dejarle una nota a nuestro empleado. Una vez creado el turno, se calcularán las horas y el salario diario debajo de cada columna.
Panel de botones: Arriba a la derecha tenemos un panel con varias funciones. Entre ellas:
- Publicar Turno: Según Semana de Publicación u otra que creemos.
- Copiar Turnos: Clicando en este botón, podremos arrastrar un turno creado del calendario a otro espacio, facilitando así la creación de turnos sin hacerlos uno a uno.
- Copiar Turnos la Próxima Semana.
- Configuración Adicional: Muestra Configuraciones extra y Filtros.
- Enviar Turnos por Correo Electrónico: Nos envía los turnos a los correos escritos anteriormente.
- Imprimir Turnos: Seleccionamos los empleados y nos descarga un PDF con los turnos.
- Compartir Turnos: Nos crea un enlace para compartir. Podemos escribirle una contraseña para mayor seguridad.
En la función de «Editar Planificación de Turnos» podemos tener una mejor vista de todo el calendario, ajustando de una forma directa cada día e intervalo de horas. Una vez hayamos terminado en esta sección, debemos darle a «Actualizar semana» debajo derecha del calendario.
4. Registro de Horas
Desde aquí podemos ver las horas registradas tanto nuestras como de los empleados.
En «Mi registro«: Tenemos un calendario semanal, el cual podemos filtrar a su vez por entidades, que nos muestra el registro de horas diarias. En la última fila tenemos un sumatorio diario de todas las horas registradas.
En «Registro Empleados«: Tenemos una visión de todos los empleados que tenemos registrados en la app. Podemos filtrar por empresa o por nombre de empleado con los cuadros de búsqueda superiores. A su vez, podemos fichar la entrada de cada empleado si hacemos clic en el cuadro verde; escribimos el número de identificación y damos en «Iniciar Fichaje».
En «Horas de empleados«: En esta sección podemos gestionar las horas de los empleados, con los cuadros de búsqueda superiores podemos filtrar por fechas, empresa o empleado directamente.
5. Empresa
Esta sección nos permite editar otros aspectos de nuestra empresa:
En «Empleado«: En la parte superior tenemos una recopilación de datos, tales como: el número total de empleados -y si han entrado nuevos-; los turnos del mes y su coste; y las bajas del mes. En la parte superior derecha tenemos una serie de botones con funciones como: Exportar los datos en CSV; Menú: Ver empleados y empleados suprimidos; y Añadir un nuevo empleado: Para añadir un nuevo empleado simplemente escribimos su nombre y apellidos, email, el rol que desempeña y dónde va a trabajar.
En el centro, tenemos una lista con todos los empleados, así como acciones de edición, restablecer su contraseña, suprimir y subir archivos. La tabla de empleados cuenta con las funciones de: Acción, Nombre, Tipo, Correo, Última conexión, Ubicación (empresa), Función (Puesto de trabajo), Salario y Horas Semanales.
En «Ubicación» podemos editar, añadir (en el botón arriba a la derecha «+») o exportar a CSV (botón arriba a la derecha) las entidades. Podemos añadir el nombre, dirección y empleados. Para añadir a empleados hacemos clic en el cuadro de búsqueda y nos aparecerán todos los nombres de empleados que hayamos creado previamente.
En «Función» podemos editar o añadir las funciones disponibles en las entidades. Añadimos en el «+», podemos elegir nombre de la función, los minutos de interrupción, el color distintivo de la función y también añadir empleados de forma directa (si están creados).
Crear un Empleado: En «Empleado» clicamos en «+», allí ponemos los datos básicos y damos a añadir. Una vez nos salga en la lista, le damos al icono azul del lápiz. Allí ya podemos editar la ficha del empleado en su totalidad.
6. Vacaciones y Bajas
En este apartado podemos editar las Vacaciones y Bajas tanto nuestras como de nuestros empleados. En la parte superior, podemos buscar por empresa o por empleado. Mientras que en los botones azules derechos tenemos las funciones de: Exportar a CSV; Funciones extra como: Ver licencias, Embargos o Solicitudes de licencia; en el «+» añadir licencias (Vacaciones o Bajas), podemos seleccionar el empleado, elegir si es baja o vacaciones, fecha de inicio y final, remuneradas o no, las horas y un mensaje.
Por otro lado, podemos ver en la tabla a nuestros empleados y a nosotros. Si hacemos clic en el ojo podemos obtener detalles adicionales. En la tabla tenemos la información actualizada y detalladas de las vacaciones.
7. Disponibilidad
En esta sección podemos ver, exportar y editar o añadir la disponibilidad de cada empleado.
Si queremos añadir a un empleado, seleccionamos el «+», completamos los campos. Una vez estén completos, nos saldrá un gráfico visual en el calendario que está debajo de los campos editables, el cual nos mostrará de color verde las horas disponibles, y de color rojo las no disponibles.
8. Contratos
En esta sección tenemos todo lo relacionado con la contratación de los empleados, así como el nuestro.
En la parte superior tenemos, expresados en euros, el total de la suma de todos los contratos; de forma mensual, semanal y de los últimos 30 días. A su vez, en el «+» situado en la parte superior derecha, podemos añadir contratos nuevos. Una vez en la ventana emergente, completamos los campos correspondientes y le damos a «Crear».
Debajo, tenemos en forma de tabla toda la información de los contratos; ID, Nombre, Empleado, Tipo de Contrato, Valor contraactual, Horas a la Semana, Fecha de Inicio y de Fin, Estado del contrato y Acciones extra; tales como «Vista»: Para ver Información extra del contrato, «Copiar», «Editar» y «Suprimir».
En cuanto a «Vista«, si hacemos clic podemos tener una visualización más detallada. Esta vista se compone de una columna índice izquierda, con «General», «Anexo», «Comentario» y «Notas». En la parte central, tenemos otros datos como el número de anexos, comentarios o notas. En los botones azules derechos podemos enviar por email, copiar, descargar, visualizar, firmar y, por último, haciendo clic en «Pending» podemos Aceptarlo o Rechazarlo. Si hacemos clic en Firmar, podemos, con nuestro ratón dibujar una firma y guardarla.
En la Sección «Tipo de Contrato» del panel global izquierdo, podemos ver los tipos de contrato que tenemos creados y crear otros. Para Crear un Tipo de Contrato: Seleccionamos el «+», escribimos el nombre y lo guardamos. Luego vamos a la sección anterior «Contrato» allí, en el «+» añadimos un empleado y le personalizamos las condiciones que va a tener, además de seleccionar el Tipo de contrato que hemos creado previamente.
9. Planes
En esta sección podemos ver el plan actual de nuestra membresía de Jobisy. Podemos ver las características que incluye nuestro plan, si está activo o no, el coste y las condiciones del mismo.
10. Informes
En este apartado puedes sacar informes útiles basados en datos reales.
Para empezar, puedes buscar por fechas, empresa, usuario o por rol. En la columna izquierda, como en las anteriores, se encuentra el índice de funciones, las cuales son: Total Diario, Total Mensual, Total de empleados, Totales de ubicación/rol, Total de libres, Licencia por Empleado y Vacaciones Pagadas/Sin pagar.
En el centro, podemos ver cada una de estos gráficos, según hayamos seleccionado los parámetros anteriormente. A su vez, cada gráfico es descargable en formato SVG, PNG o CSV.
11. Configuración
En esta sección podemos configurar parámetros de la aplicación. En la columna izquierda, tenemos el índice de parámetros; Configuración de Dashboard; Configuración del sitio; Valores de empresa; Ajustes de Zoom; Ajustes de Slack; Configuración de Telegram.
- Configuración del Panel: Aspectos varios, como mostrar u ocultar funciones y avatares, ajustes de la fecha y ajustes de la moneda, etc.
- Configuración del Sitio: Definimos y editamos los logotipos y favicon del sitio.
- Valores de empresa: Ajustes como el correo electrónico y nombre y el prefijo de contrato.
- Ajustes de Zoom: Aquí definimos la clave de API y la clave secreta.
- Ajustes de Slack: Ajustes varios, como Url y Módulos.
- Configuración de Telegram: Ajustes como Url o Código de conversación, así como ajustes de módulos.
12. Documentos y Cargar Documentos
En «Documentos» podemos ver los documentos tanto generales como del empleado que hemos subido previamente, el estado en el que se encuentran y descargarlos.
En «Cargar Documentos» podemos subir nuestros documentos, así como enlazarlos a una de nuestras entidades o no. Podemos descargar el documento, eliminarlo, enviar una notificación a todos los empleados de la entidad y ver el estado de las firmas por empleado.
¡Gracias por usar Jobisy!
